Tłumaczenia dokumentów księgowych

Wśród licznych pytań podatników można znaleźć te, które pojawiają się dość często. Jednym z nich na pewno pozostaje pytanie o konieczność tłumaczenia dokumentów księgowych. W związku z tym warto zajrzeć do przepisów i przekonać się, czy taki obowiązek nałożył na nas prawodawca. Tym bardziej, że intuicyjnie uznajemy tłumaczenia dokumentów jako niezbędne, szczególnie gdy chodzi o kwestie tak istotne jak faktury, umowy, czy też inne księgowe dane.

Język dokumentów księgowych

Zgodnie z rozporządzeniami związanymi z prowadzeniem niektórych dokumentów księgowych (jak na przykład podatkowej księgi przychodów i rozchodów) powinny być one prowadzone w języku polskim, a ich treść musi być pełna i zrozumiała.

Ten wymóg nie jest dość czytelny – dokumenty, które prowadzimy, powinny być pisane po polsku. Czy to znaczy, że nie muszą? Odpowiedź, jak to często bywa, brzmi „to zależy”. Zależy na pewno od działań organów kontrolujących, o czym przekonują nas przepisy Ordynacji Podatkowej.

Tłumaczenia w Ordynacji Podatkowej

W szóstym dziale Ordynacji, zawierającym informacje o kontroli podatkowej, znalazł się przepis 287. Zgodnie z nim, kontrolowani w trybie przedstawionym w Ordynacji, a także ich pracownicy i współpracownicy, mają umożliwić organom kontrolującym przeprowadzanie swoich czynności.

W szczególności na żądanie kontrolera muszą przedstawić tłumaczenie na język polski dokumentacji sporządzonej w innym języku. Oczywiście tylko w sytuacjach, w których jest ona powiązana z przedmiotem prowadzonych działań. Brakuje jednak informacji dotyczącej pochodzenia takich tłumaczeń. W związku z tym prawdopodobnym jest, że podatnik ma możliwość dokonania tłumaczenia samodzielnego, o ile wie, że zrobi to w sposób wiarygodny. W razie wątpliwości skorzystanie z profesjonalnych usług tłumaczenia dokumentów księgowych może zadziałać jedynie na korzyść kontrolowanego.

Czy warto tłumaczyć na zapas?

Odpowiedź na to pytanie nie jest oczywista. Z jednej strony warto, jeśli potrzebujemy dokumenty mieć dla siebie, a sami językiem ich sporządzenia nie operujemy zbyt dobrze. Z drugiej, jeśli jedynym powodem tłumaczenia ma być ewentualna kontrola, dobrze jest na spokojnie rozważyć dwie sprawy. Pierwsza to pytanie o to, jak dużą część naszej dokumentacji zajmuje ta w języku innym niż polski. Druga to możliwy czas, który wykorzystamy w celu przygotowania tłumaczeń.

Jeśli materiałów jest dużo i tłumaczenie dokumentów nawet profesjonaliście zajmie kilka dni, to nie ma na co czekać. Organ kontrolujący o tym, że zacznie prowadzić działania, może dać nam znać tylko tydzień przed ich rozpoczęciem. Te dni zostaną wykorzystane najpewniej na przygotowanie dokumentacji powiązanej z przedmiotem kontroli, ale także przejrzenie jej. Składanie wyjaśnień to jeden z obowiązków podatnika w czasie kontroli. Dlatego przede wszystkim warto dobrze wiedzieć, czego będą one dotyczyć. Wtedy samodzielne tłumaczenie na gorąco może narazić nas na błędy. Znowu oddanie tłumaczenia dokumentów specjalistom może znacząco skrócić czas, który będziemy mieć na spokojne przypomnienie sobie okoliczności wystawienia i treści materiałów. Takie okoliczności sprawiają, że tłumaczenie z wyprzedzeniem może być bardzo przydatne.

Zawsze jednak warto zlecać tłumaczenia dokumentów księgowych, jeśli sami nie operujemy danym językiem w sposób, który pozwoli nam dobrze zrozumieć i oddać formalne słownictwo. Nawet przy znakomitej znajomości języka pierwsze spotkania z tłumaczeniem księgowych materiałów warto odbywać w towarzystwie profesjonalistów. W ten sposób zyska się świadomość, co do własnych możliwości wiernego oddania treści.