Tłumaczenia dokumentów urzędowych do UK i USA — różnice formalne i językowe

Stany Zjednoczone i Wielka Brytania to dwa najczęstsze kierunki, dla których Polacy zlecają tłumaczenia dokumentów urzędowych — ale wymagania formalne w tych krajach różnią się istotnie. W USA USCIS (U.S. Citizenship and Immigration Services) wymaga, żeby każde tłumaczenie dokumentów składanych w procesach imigracyjnych było „certified” — opatrzone oświadczeniem tłumacza o jego kompetencjach i wierności przekładu (USCIS Policy Manual, 2024). W UK Home Office i inne organy brytyjskie stosują własne wymagania, a kwestia apostille i uwierzytelnienia notarialnego regulowana jest inaczej niż na kontynencie. Jeden błąd formalny — i dokument wraca odrzucony.

USA vs UK — zasadnicza różnica w wymaganiach formalnych

To najważniejsze, co musisz wiedzieć przed zleceniem tłumaczenia dokumentów urzędowych za granicę: USA i UK działają według różnych standardów.

Wymagania USCIS — tłumaczenia dokumentów do USA

USCIS (imigracja) wymaga tłumaczeń „certified” — ale ta certyfikacja jest realizowana przez samego tłumacza, nie przez polskie Ministerstwo Sprawiedliwości. Tłumacz dołącza do przekładu podpisane oświadczenie, że:

• jest biegły w obu językach (angielski i język oryginału)
• tłumaczenie jest wierne i dokładne oryginałowi

Nie ma obowiązku korzystania z polskiego tłumacza przysięgłego — ale praktycznie rzecz biorąc, tłumacze wpisani na listę Ministerstwa Sprawiedliwości spełniają te wymogi z nawiązką i zapewniają najwyższy poziom bezpieczeństwa proceduralnego.

Dla sądów federalnych i stanowych w USA obowiązują inne, często bardziej rygorystyczne zasady — warto zapytać konkretny sąd o wymagania przed złożeniem dokumentu.

Wymagania UK — tłumaczenia dokumentów do Wielkiej Brytanii

Home Office, UKVI (UK Visas and Immigration), organy edukacyjne (UCAS, NARIC/ENIC) i sądy angielskie wymagają zazwyczaj tłumaczeń poświadczonych przez wykwalifikowanego tłumacza. W UK standardem jakości jest członkostwo w Chartered Institute of Linguists (CIOL) lub Institute of Translation and Interpreting (ITI).

Część organów brytyjskich akceptuje polskich tłumaczy przysięgłych jako spełniających wymagania — zwłaszcza po opatrzeniu tłumaczenia apostille. Jednak przed złożeniem dokumentu warto potwierdzić wymagania konkretnego urzędu.

Jednym z najczęstszych problemów, z którymi trafiają do nas klienci po odrzuceniu dokumentów w UK, jest apostille — umieszczana na oryginalnym dokumencie polskim, nie na tłumaczeniu. Wiele osób błędnie zakłada, że apostille na polskim akcie urodzenia zastępuje poświadczenie tłumacza. Tak nie jest. Apostille potwierdza autentyczność dokumentu polskiego (podpisów i pieczęci urzędu); tłumaczenie musi być osobno poświadczone przez uprawnionego tłumacza.

Jakie dokumenty urzędowe najczęściej wymagają tłumaczenia do UK i USA?

Dokumenty stanu cywilnego

Akt urodzenia — najczęściej tłumaczony dokument urzędowy do obu krajów. Wymagany przy wnioskach o obywatelstwo, adopcji, sprawach spadkowych, wnioskowaniu o dokumenty tożsamości. Tłumaczenie aktu urodzenia musi uwzględniać wszystkie rubryki i adnotacje — nawet te „techniczne” (numer aktu, data sporządzenia, podpisy USC).

Akt małżeństwa — wymagany przy wnioskach imigracyjnych (US: I-130, K-1 visa; UK: spouse visa), przy sprawach majątkowych i zmianie nazwiska.

Akt zgonu — w sprawach spadkowych, ubezpieczeniowych, zmiany statusu cywilnego.

Dokumenty edukacyjne

Dyplom i suplement do dyplomu — wymagany przy recognition of qualifications (ENIC/NARIC w UK), przy aplikacjach na zagraniczne uczelnie lub do pracodawców wymagających weryfikacji wykształcenia.

Świadectwa szkolne — tłumaczenie świadectwa maturalnego lub świadectw szkolnych na potrzeby programów edukacyjnych za granicą.

Dokumenty sądowe i administracyjne

Zaświadczenie o niekaralności (KRK) — wymagane przy wnioskach o wizę, pozwolenie na pracę lub niektóre licencje zawodowe w UK i USA. Polska wersja zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego musi być przetłumaczona przez tłumacza przysięgłego.

Wyroki i postanowienia sądowe — w sprawach uznania orzeczeń zagranicznych, wykonania wyroków alimentacyjnych, spraw opiekuńczych.

Pełnomocnictwo (Power of Attorney) — tłumaczenie pełnomocnictwa do UK lub USA wymaga szczególnej uwagi na formę: w USA pełnomocnictwo musi być przetłumaczone w sposób zachowujący wszystkie klauzury notariusza.

tłumaczenia przysięgłe dokumentów urzędowych

Dokumenty medyczne

Dokumentacja medyczna i wyniki badań — przy aplikacjach wizowych wymagających medical examination, przy transferze leczenia specjalistycznego lub roszczeniach ubezpieczeniowych.

Apostille — czym jest i kiedy jest potrzebna?

Apostille to poświadczenie autentyczności dokumentu publicznego, wydawane na mocy Konwencji Haskiej z 1961 roku. Zarówno Polska, jak i USA oraz UK są sygnatariuszami tej Konwencji.

Co apostille robi: potwierdza autentyczność podpisu i pieczęci polskiego organu (np. USC, Ministerstwa, Sądu), który wystawił lub uwierzytelnił dokument.

Czego apostille nie robi: nie tłumaczy dokumentu. Apostille na polskim dokumencie nie zastępuje tłumaczenia poświadczonego.

Kiedy potrzebna apostille + tłumaczenie: przy dokumentach składanych do organów USA lub UK, gdy oryginalny dokument jest wystawiony w języku polskim przez polskie organy. Tłumaczenie i apostille to dwa osobne kroki — często oba są wymagane.

W jakiej kolejności: zazwyczaj najpierw apostille na dokumencie oryginalnym (wydaje ją właściwy organ: MSWiA, Minister Sprawiedliwości lub Marszałek Sejmu w zależności od rodzaju dokumentu), a następnie tłumaczenie przez tłumacza przysięgłego.

Cytat dla specjalistów: USCIS Policy Manual (2024, rozdział 3, część B) precyzuje: „A certified translation is required for all foreign language documents submitted to USCIS. The translator must certify that they are competent to translate the document and that the translation is accurate and complete”. Polska pieczęć tłumacza przysięgłego z numerem wpisu na listę Ministerstwa Sprawiedliwości spełnia te wymogi i jest uznawana przez urzędy USA bez dodatkowych wymagań.

Jak zamówić tłumaczenie dokumentu urzędowego w colltra?

Biuro tłumaczeń colltra w Gliwicach realizuje tłumaczenia dokumentów urzędowych do UK i USA z pełną obsługą formalną.

Krok 1 — Wyślij skan dokumentu. Możesz wgrać pliki do tłumaczenia poprzez formularz wyceny na colltra.pl lub przesłać e-mailem. Do wyceny wystarczy dobrej jakości skan lub zdjęcie — oryginał dokumentu potrzebny jest do wykonania tłumaczenia poświadczonego.

Krok 2 — Bezpłatna wycena. Kosztuje tłumaczenie zależy od liczby stron dokumentu, rodzaju tłumaczenia (zwykłe lub poświadczone) i terminu realizacji. Wycenę otrzymasz w ciągu kilku godzin.

Krok 3 — Realizacja tłumaczenia. Tłumaczenia poświadczone wykonują tłumacze przysięgli języka angielskiego wpisani na listę Ministerstwa Sprawiedliwości. Każde tłumaczenie opatrzone jest pieczęcią i podpisem tłumacza przysięgłego oraz numerem zlecenia.

Krok 4 — Dostawa. Gotowe tłumaczenie dostarczamy:

• Osobiście lub kurierem — egzemplarz papierowy z pieczęcią tłumacza przysięgłego
• W formie elektronicznej — skan z kwalifikowanym podpisem elektronicznym tłumacza (akceptowany przez większość organów UK i USA do celów wstępnych; oryginał papierowy dla organów wymagających wersji fizycznej)

Coraz więcej organów w UK i USA akceptuje tłumaczenia poświadczone w formie elektronicznej z kwalifikowanym podpisem. Jest to wygodne dla klientów poza regionem śląskim. Jeśli nie jesteś pewny, czy Twój urząd docelowy akceptuje wersję elektroniczną — poinformuj nas o tym przy zleceniu, a podpowiemy najlepsze rozwiązanie.

Często zadawane pytania

Czy do tłumaczenia dokumentów urzędowych do USA potrzebny jest tłumacz przysięgły?

Formalnie USCIS nie wymaga polskiego tłumacza przysięgłego — wymaga „certified translation”, czyli tłumaczenia opatrzonego oświadczeniem tłumacza o jego kompetencjach. W praktyce tłumaczenia wykonane przez tłumaczy przysięgłych wpisanych na listę Ministerstwa Sprawiedliwości są w pełni akceptowane i zapewniają największe bezpieczeństwo proceduralne.

Ile kosztuje tłumaczenie aktu urodzenia na angielski?

Koszt tłumaczenia aktu urodzenia w colltra zależy od liczby stron i rodzaju tłumaczenia (poświadczone lub zwykłe). Bezpłatną wycenę tłumaczenia otrzymasz przez formularz na colltra.pl po przesłaniu skanu dokumentu — odpowiedź w ciągu kilku godzin roboczych.

Jak długo trwa tłumaczenie dokumentu urzędowego?

Standardowe tłumaczenie dokumentów urzędowych (akt urodzenia, dyplom, zaświadczenie o niekaralności) realizujemy w 1–2 dniach roboczych. Przy zleceniach ekspresowych — w 24 godzinach. Szybka realizacja jest możliwa dzięki dyspozycyjności tłumaczy przysięgłych języka angielskiego współpracujących z colltra.

Czy mogę zamówić tłumaczenie przysięgłe online?

Tak. Tłumaczenia przysięgłe możesz zamówić online przez formularz na colltra.pl — bez wizyty w biurze. Gotowe tłumaczenie dostarczamy w formie elektronicznej (z kwalifikowanym podpisem tłumacza) lub kurierem. Biuro tłumaczeń colltra obsługuje klientów z całej Polski.

Co to jest apostille i kiedy jest potrzebna do UK i USA?

Apostille to poświadczenie autentyczności dokumentu polskiego, wydawane przez właściwy organ (MSWiA lub inny, zależnie od dokumentu). Dla dokumentów składanych w UK i USA apostille jest zazwyczaj wymagana jako dodatkowe potwierdzenie autentyczności — ale nie zastępuje tłumaczenia. Tłumaczenie poświadczone i apostille to dwa osobne dokumenty.